Evalueringsmodeller: sådan scores prisen i praksis

To virksomheder kan aflevere det samme tilbud til den samme pris og få vidt forskellige placeringer, fordi de læste evalueringsmodellen forskelligt. Modellen er ikke en formalitet i bunden af udbudsbetingelserne. Det er reglerne for det spil I er ved at spille.

Tre tildelingsgrundlag

Ordregiver vælger ét af tre grundlag, og valget står altid i bekendtgørelsen.

Laveste pris. Kun prisen tæller. Alt andet er mindstekrav, der enten er opfyldt eller ikke. Enkelt at regne på — og brutalt, hvis jeres styrke er kvalitet.

Omkostninger. Prisen set over kontraktens levetid: anskaffelse plus drift, energi, vedligehold og bortskaffelse. Modellen belønner den der er dyrest at købe og billigst at eje. Bemærk at ordregiver fastlægger beregningsmetoden — læs den, for antagelserne om driftstimer og levetid afgør resultatet.

Bedste forhold mellem pris og kvalitet. Det almindeligste. Flere kriterier med hver sin vægt, hvor prisen er ét af dem. Det er her modellen bliver interessant.

Fra pris til point

Det springende punkt er, hvordan et beløb i kroner bliver til point. Der findes to hovedfamilier.

Lineær model med fast interval

Ordregiver fastsætter på forhånd et interval. For eksempel: "Laveste pris tildeles 10 point. En pris der er 50 % højere end den laveste tildeles 0 point. Herimellem interpoleres lineært."

Regnestykket er:

point = 10 × (1 − (jeres pris − laveste pris) / (0,5 × laveste pris))

Ligger laveste pris på 1.000.000 kr., og jeres på 1.150.000 kr., får I 10 × (1 − 150.000/500.000) = 7 point.

Fordelen er, at I kan regne på den. I ved hvad 100.000 kr. mere koster jer, og kan holde det op mod hvad de 100.000 kr. køber jer af kvalitetspoint.

Faldgruben er intervallets bredde. Et smalt interval ("0 point ved 15 % over laveste") gør prisen ekstremt følsom — nogle få procent koster halvdelen af pointene. Et bredt interval ("0 point ved 100 % over") gør prisen næsten ligegyldig, uanset hvad vægtningen siger.

Relativ model

Her afhænger jeres point af de øvrige tilbud. Den mest udbredte variant er: laveste pris får maksimumpoint, og de øvrige får point i forhold til den, fx som laveste pris / egen pris × maksimumpoint.

Det gør scoren uforudsigelig. Med to tilbud tæt på hinanden er forskellen lille; dukker der ét meget lavt tilbud op, styrtdykker alle andres pris-point. I kan ikke regne baglæns fra en ønsket score til en pris, fordi I ikke kender nævneren.

En variant bruger gennemsnittet i stedet for den laveste pris. Den er mindre følsom over for ét ekstremt lavt tilbud, men gør til gengæld jeres score afhængig af hele feltets sammensætning.

Vægtning er ikke det samme som betydning

Det her er den vigtigste enkeltindsigt i artiklen.

Antag pris vægtet 40 % og kvalitet 60 %, begge på en 0-10-skala. Det ser ud som om kvalitet er halvanden gang vigtigere. Men se på hvad der faktisk sker med point:

• På kvalitet ligger de fire tilbud på 7, 7, 8 og 8. Spredning: 1 point.
• På pris ligger de på 4, 6, 9 og 10. Spredning: 6 point.

Vægtet giver kvalitetsforskellen 0,6 point af forskel mellem bedste og dårligste. Prisforskellen giver 2,4 point. Prisen afgør udbuddet fire gange så meget som kvaliteten, i et udbud hvor kvalitet er vægtet højest.

Det er ikke en fejl i modellen. Det er en konsekvens af, at evaluatorer sjældent bruger hele kvalitetsskalaen, mens priserne spreder sig af sig selv. Regn derfor altid på spredning ganget med vægt, ikke på vægten alene.

Læs pointbeskrivelserne ordret

De fleste kvalitetskriterier har en beskrivelse pr. karakter: hvad giver 10, hvad giver 8, hvad giver 5. Læs dem som en kravspecifikation, ikke som en skala.

Står der ved 10 point "besvarelsen indeholder en konkret tidsplan med navngivne ressourcer", så er det den sætning der skal opfyldes. Springet fra 8 til 10 er ofte et enkelt konkret element — en tidsplan, en navngiven projektleder, en beskrevet eskalationsvej — og det er billigere at levere end at sænke prisen tilsvarende.

Regn på det, før I sætter prisen

Med en lineær model kan I lave en simpel følsomhedsberegning:

1. Find pointintervallet for pris og udregn hvad 1 % prisændring giver i point.
2. Gang med prisens vægt. Nu ved I hvad 1 % koster i den samlede score.
3. Se på kvalitetskriterierne og vurder hvad et spring på ét point ville kræve af jer i timer.
4. Sammenlign. Hvis 1 % prisnedsættelse svarer til 0,04 vægtede point, og et ekstra kvalitetspoint svarer til 0,06, så er tyve timers bedre besvarelse mere værd end fem procent i rabat.

Med en relativ model kan I ikke regne præcist, men I kan lave scenarier: hvad sker der, hvis laveste pris ligger 10 % under jer? 25 %? Ligger jeres forretning kun i det første scenarie, er det i sig selv et go/no-go-signal.

Tjekliste: evalueringsmodellen på 20 minutter

1. Hvilket tildelingsgrundlag? Laveste pris, omkostninger, eller pris/kvalitet.
2. Hvad er vægtene? Skriv dem ned, inklusive underkriterier.
3. Er prismodellen lineær eller relativ? Hvis lineær: hvad er intervallet? Hvis relativ: hvad er nævneren?
4. Hvad er pointskalaen? 0-10, 1-5, 0-100 — og bruges hele skalaen i beskrivelserne?
5. Læs pointbeskrivelsen for topkarakteren på hvert kvalitetskriterie. Hvad kræver den konkret?
6. Regn 1 % prisændring om til vægtede point.
7. Vurder hvad ét kvalitetspoint koster jer i timer.
8. Er noget uklart, så spørg. Ordregiver skal beskrive metoden så I kan forudse evalueringen; er beskrivelsen for vag til at regne på, er det et fair spørgsmål.

Det modellen ikke fortæller jer

En evalueringsmodel siger hvordan tilbud omregnes til point. Den siger ikke hvad ordregiver reelt lægger vægt på, hvor stramt budgettet er, eller hvor tilfredse de var med den nuværende leverandør.

Men den siger nok til at afgøre, om jeres profil overhovedet kan vinde her. Et udbud med relativ prismodel og smalt interval er et priskrigsudbud, uanset hvad vægtene lover. Det er værd at vide, inden I bruger fyrre timer på at beskrive kvalitet.