Privatlivspolitik

Vindbart er dataansvarlig for behandlingen beskrevet i denne politik. Henvendelser om persondata rettes til kontakt@vindbart.dk.

For de data I selv lægger ind i tjenesten — budprofiler, uploadet udbudsmateriale og feedback — er I dataansvarlige, og vi er databehandlere. Databehandleraftale udleveres på anmodning.

Udbudsbekendtgørelser og udbudsmateriale indeholder som regel navn, e-mail og telefon på en kontaktperson hos ordregiver. Når vi henter og analyserer materiale, behandler vi de oplysninger, og for den behandling er vi dataansvarlige.

Formål og hjemmel. Oplysningerne bruges udelukkende til at analysere udbuddet og til at kunne henvise til den rette kontaktvej. Behandlingen sker på grundlag af vores legitime interesse i at levere analysen (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f).

Dataminimering. Vi gemmer kun de oplysninger analysen faktisk bruger. Kontaktpersoners navne, e-mailadresser og telefonnumre vises aldrig på vores offentlige sider — der optræder kun ordregiver som organisation. Oplysningerne er heller ikke tilgængelige for indloggede brugere via vores API: adgangen er teknisk begrænset på kolonneniveau i databasen.

Opbevaring. Kontaktoplysninger slettes eller anonymiseres som udgangspunkt senest to år efter at udbuddet er afsluttet. Perioden er konfigurerbar pr. kunde, hvis der er et sagligt behov for en anden frist.

Kilder. Oplysningerne stammer fra udbud.dk, TED og det udbudsmateriale ordregiver har gjort frit tilgængeligt i medfør af udbudslovens § 132.

Vi behandler følgende om jer:

• Konto- og kontaktoplysninger: navn, e-mail, virksomhed og CVR-nummer.
• Budprofil: kompetencer, geografi, certificeringer, referencer og regnskabstal hentet fra offentlige kilder som CVR.
• Udbudsmateriale I uploader, samt den tekst og de analyser vi udleder af det.
• Brugsdata: hvilke analyser der er kørt, og feedback I giver på resultaterne.
• Fakturerings- og abonnementsoplysninger.

Uploadet materiale er privat. Filer I uploader er adskilt pr. organisation og er ikke tilgængelige for andre kunder. Kun vores egne afledte analyser af åbent tilgængeligt materiale kan genbruges på tværs af kunder; jeres uploads indgår aldrig i det.

Ingen afsløring af interesse. Systemet foretager aldrig automatisk tilmelding, interessetilkendegivelse eller henvendelse til ordregiver på jeres vegne. Hvis vi på et tidspunkt skal hente materiale på jeres vegne fra en portal, kræver det jeres udtrykkelige samtykke for det enkelte udbud, og samtykket registreres med tidspunkt og den tekst I fik forelagt.

Al drift ligger i EU. Applikationer og jobkø kører hos Hetzner i Tyskland, og database, login og filopbevaring ligger hos Supabase i EU-region. Der overføres ikke personoplysninger til tredjelande som led i den almindelige drift.

Vi anvender underdatabehandlere til drift, e-mailudsendelse, betalingshåndtering og sprogmodeller. En opdateret liste udleveres sammen med databehandleraftalen.

Adgang til kundedata håndhæves i databasen med row level security, så en forespørgsel fra én organisation teknisk set ikke kan returnere en anden organisations rækker. Følsomme kolonner — herunder kontaktpersoner i udbudsmateriale — er yderligere afskåret på kolonneniveau. Al trafik krypteres i transit.

• Kontaktpersoner i udbudsmateriale: som udgangspunkt 2 år efter udbuddets afslutning, konfigurerbart.
• Kundedata og uploads: så længe abonnementet løber. Ved opsigelse slettes budprofiler, uploadet materiale og analyser senest 30 dage efter ophør.
• Bogføringsmateriale: 5 år efter udløbet af det regnskabsår materialet vedrører, jf. bogføringsloven.
• Samtykkeregistreringer: opbevares som dokumentation så længe det er nødvendigt for at kunne påvise samtykket.

Sletning ved opsigelse omfatter både databasen og filopbevaringen, inklusive udledt tekst og genererede rapporter.

I har ret til indsigt i, berigtigelse af og sletning af jeres personoplysninger, ret til begrænsning af behandlingen, ret til dataportabilitet og ret til at gøre indsigelse mod behandling der sker på grundlag af legitim interesse. Samme rettigheder gælder for kontaktpersoner hvis oplysninger optræder i udbudsmateriale vi har behandlet.

Henvendelser besvares inden for en måned. I har desuden ret til at klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby.

Det offentlige site sætter ingen analyse- eller markedsføringscookies. Når login-fladen åbner, anvendes alene nødvendige cookies til at holde jer logget ind.

Ændres denne politik væsentligt, orienterer vi aktive kunder pr. e-mail inden ændringen træder i kraft. Datoen øverst angiver seneste opdatering.