ESPD: hvad det er, og hvordan I udfylder det uden fejl

ESPD'et er den mest undervurderede del af et tilbud. Det indeholder ingen pris, ingen løsning og intet der adskiller jer fra konkurrenterne. Det kan til gengæld få hele tilbuddet afvist, og det sker oftere end man skulle tro.

Hvad ESPD'et egentlig er

Det fælles europæiske udbudsdokument er en egenerklæring. I skriver under på to ting:

1. At I ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene — konkurs, ubetalt gæld til det offentlige, alvorlig forsømmelse i tidligere kontrakter og så videre.
2. At I opfylder de egnethedskrav ordregiver har stillet — omsætning, referencer, certificeringer.

Pointen er, at I ikke skal vedlægge dokumentation for det hele op front. Det ville betyde, at femten tilbudsgivere hver samlede tredive bilag, hvoraf fjorten sæt aldrig blev læst. I stedet erklærer alle sig, og kun den ordregiver vil tildele til, skal fremlægge den faktiske dokumentation.

Det gør ESPD'et hurtigt at udfylde. Det gør det også nemt at udfylde forkert, fordi der ikke er et bilag der tvinger jer til at tjekke tallet.

Sådan er dokumentet bygget op

ESPD'et følger en fast struktur i fire dele. Ordregiver bestemmer hvilke felter der er aktive, så I møder sjældent dem alle.

Del I og II — hvem I er

Ordregiver udfylder del I. I udfylder del II: virksomhedens navn, CVR-nummer, adresse, kontaktperson, og om I er en SMV. Her angiver I også, om I byder alene, som del af et konsortium, eller om I baserer jer på andre enheders formåen.

Feltet om andre enheder er vigtigere end det ser ud. Sætter I kryds der, skal hver af de enheder aflevere sit eget ESPD sammen med jeres tilbud.

Del III — udelukkelsesgrunde

De obligatoriske grunde dækker straffedomme for bestemte forhold og ubetalt forfalden gæld til det offentlige over 100.000 kr. De frivillige grunde bruger ordregiver kun, hvis de er nævnt i udbudsmaterialet — typisk konkurs, konkurrenceforvridende aftaler eller væsentlig misligholdelse af en tidligere offentlig kontrakt.

Er I omfattet af en udelukkelsesgrund, er tilbuddet ikke nødvendigvis tabt. Reglerne om self-cleaning giver mulighed for at dokumentere, at I har ryddet op: erstatning betalt, ansvarlige personer ude af organisationen, nye kontroller indført. Det skal beskrives i ESPD'et, ikke først når nogen spørger.

Del IV — egnethed

Her angiver I tallene: omsætning for de relevante regnskabsår, egenkapital eller soliditet, referencer med kunde, beløb, periode og en kort beskrivelse, samt certificeringer.

Ordregiver kan have valgt "global angivelse" (afsnit α), hvor I blot bekræfter at opfylde samtlige egnethedskrav uden at specificere tal. Det er hurtigere, men også nemmere at tage fejl af — I skriver under på noget I ikke har regnet efter.

Del V og VI — udvælgelse og underskrift

Del V bruges kun ved begrænset udbud og lignende, hvor ordregiver skal skære feltet ned til et bestemt antal ansøgere. Del VI er den afsluttende erklæring.

De seks fejl der koster tilbud

1. Manglende ESPD fra en støttegiver. I skriver at I baserer jer på moderselskabets omsætning, men vedlægger kun jeres eget ESPD. Dokumentationen for jeres egnethed er dermed ufuldstændig. Det er den hyppigste fatale ESPD-fejl.

2. Manglende støtteerklæring. Ud over ESPD'et kræver de fleste udbud en underskrevet erklæring fra støttegiveren om, at ressourcerne faktisk stilles til rådighed. Ved økonomiske krav indebærer den typisk solidarisk hæftelse — læs den, og lad den rette person i den anden virksomhed skrive under.

3. Forkerte regnskabsår. Kravet lyder på "de tre seneste afsluttede regnskabsår". I skriver de tre bedste. Eller I tager indeværende år med, fordi det går godt. Begge dele opdages ved dokumentationskontrollen — altså efter I har vundet, hvilket er det dyreste tidspunkt at blive afvist på.

4. Referencer der ikke matcher definitionen. Materialet definerer "sammenlignelig" på en bestemt måde. I anfører de referencer I er mest stolte af. Læs definitionen igen, og vælg efter den.

5. Ubesvarede felter. Et tomt felt i del III er ikke det samme som "nej". Nogle ordregivere behandler blanke felter som en mangel ved tilbuddet.

6. Genbrug uden gennemgang. At tage sidste kvartals ESPD og skifte ordregivernavn er fristende og fungerer i 80 % af tilfældene. De sidste 20 % er nye regnskabstal, en udløbet certificering eller en ny udelukkelsesgrund ordregiver har valgt til.

Genbrug på tværs af udbud — sådan gør I det forsvarligt

Genbrug er den rigtige arbejdsform. Der findes ingen gyldighedsperiode på et ESPD, og ordregiver kan ikke kræve at I starter forfra hver gang. Fejlen er ikke at genbruge, men at genbruge uden at skelne mellem det der ligger fast, og det der flytter sig.

Det der ligger fast, kan I vedligeholde ét sted: CVR-nummer, adresse, tegningsberettigede, virksomhedens størrelseskategori og konsortiestruktur. Læg det i en ESPD-basis — ét dokument I retter når virkeligheden ændrer sig, ikke når et udbud dukker op.

Det der flytter sig, skal gennemgås hver gang, og det er kortere end man frygter:

• Regnskabstal. Nyt årsregnskab betyder nye "tre seneste afsluttede regnskabsår". Sæt opdateringen i kalenderen den dag årsrapporten godkendes, ikke den dag et udbud lander.
• Certificeringer. Notér udløbsdatoen, ikke bare nummeret. En ISO-certificering der udløber tre uger inde i tilbudsfristen, er ugyldig på det tidspunkt der tæller.
• Referencer. Hvert udbud definerer "sammenlignelig" på sin egen måde. Hold en referenceliste med kunde, beløb, periode, fagområde og kontraktform, og vælg fra listen efter det aktuelle materiales definition — genbrug ikke sidste gangs udvalg.
• Udelukkelsesgrunde. De frivillige grunde vælger ordregiver selv til. Del III ser derfor ikke ens ud fra udbud til udbud, og et felt der var inaktivt sidst, kan være obligatorisk nu.

En praktisk regel: genbrug strukturen, aldrig svarene. Åbn det gamle ESPD som skabelon, men gennemgå del III og IV felt for felt mod det aktuelle udbudsmateriale. Det tager tyve minutter og fjerner den ene fejltype der ellers rammer erfarne tilbudsgivere hårdest — dem der har udfyldt ESPD'et så mange gange, at de holder op med at læse det.

Tjekliste før I afleverer

1. Har hver juridisk enhed sit eget ESPD? Jer selv, hver konsortiedeltager, hver støttegiver.
2. Er der en underskrevet støtteerklæring for hver enhed I baserer jer på?
3. Stemmer omsætningstallene med de aflagte årsrapporter for præcis de år ordregiver har bedt om?
4. Opfylder hver anførte reference materialets definition af sammenlignelighed, alder og værdi?
5. Er certificeringerne gyldige på tilbudsfristen — ikke på det tidspunkt I udfylder?
6. Er alle felter i del III besvaret, også dem hvor svaret er "nej"?
7. Er der taget stilling til self-cleaning, hvis en udelukkelsesgrund er relevant?
8. Kan I fremlægge dokumentationen for alt det I har erklæret, inden for den frist ordregiver sætter — typisk 5-10 arbejdsdage?

Det sidste punkt er det man oftest springer over. En egenerklæring I ikke kan dokumentere, er ikke en genvej. Den er en udskudt afvisning.

Hvad vi tjekker for jer

Når I uploader et udbud, trækker vi egnethedskravene ud af materialet og holder dem op mod jeres profil, så I kan se hvilke ESPD-felter der bliver et problem — inden I begynder at udfylde. Krav vi ikke kan afgøre, markeres som ukendt frem for at blive gættet.